Privaatsustingimused Kliendile

ContractOK OÜ (registrikood 14741059) (edaspidi “ContractOK”) asukohaga Tallinn, Staapli 8, kes haldab ContractOK analüüsiplatvormi, on välja töötanud Klientide privaatsuspoliitika. Meiega saab ühendust võtta järgmiste infokanalite vahendusel: e-posti teel: info@contractOK.ee; andmekaitse küsimustes privacy@contractOK.ee. ContractOK kui õigusanalüüsiteenuse vahendaja on vastutavaks töötlejaks seoses isikuandmete   töötlemise toimingutega, mis on seotud Platvormi toimimisega ja Platvormi vahendusel teenuse osutaja leidmisega. Samuti on ContractOK vastutavaks töötlejaks Õigusanalüüsiteenuse vahendamisega seotud pakkumuste ja reklaami edastamisel ja uudiskirjade saatmisel Kliendile. Alates hetkest, kui ContractOK on vahendanud Kliendile andmed ja Kliendi lepingu Juristile, on Jurist Kliendi isikuandmete kaasvastutavaks töötlejaks, kui isikuandmete töötlemine toimub õigusanalüüsi  andmise  eesmärgil. Muuhulgas  on õigusanalüüsiiteenuse vahendaja (ContractOK)  ja Jurist kokku leppinud järgnevas:

• ContractOK kogub Kliendilt Platvormile registreerimisel Juristile vajalikud isikuandmed;
• ContractOK teavitab Klienti tema isikuandmete töötlemisest õigusanalüüsi andmise eesmärgil;
• ContractOK ja Jurist  tagavad, et Klientide isikuandmetele ei saaks ligi isikud, kellel puudub    selleks vajadus, kasutades selleks vajalikke tehnilisi ja organisatoorseid meetmeid.

Teenuse osutamise käigus võib ContractOK töödelda Kliendi isikuandmeid seoses kolmandate isikutega ning Kliendi isikuandmeid nendele edastada. Isikuandmete „volitatud töötleja“ on füüsiline või juriidiline isik, avalikuvõimu kandja, asutus või muu organ, mis töötleb isikuandmeid haldaja (ContractOK) nimel.

Kliendi  isikuandmete kaitse on meie jaoks oluline ning me teeme kõik  endast oleneva,  et  Kliendi isikuandmeid parimal moel kaitsta ning rakendada isikuandmete töötlemisel valdkonna parimaid praktikaid. Selleks töötleb ContractOK Kliendi isikuandmeid vastavalt käesolevas privaatsuspoliitikas sätestatud põhimõtetele:

• Läbipaistvus – ContractOK töötleb Kliendi  isikuandmeid õiglasel ja läbipaistval viisil ning ainult  siis,  kui Klient on selleks andnud nõusoleku või on ContractOK õigusaktide  järgi lubatud Kliendi isikuandmeid töödelda. ContractOK teeb kõik endast oleneva, et isikuandmete töötlemine oleks  Kliendile võimalikult läbipaistev ning arusaadav;
• Eesmärgi piirang – ContractOK kogub  Kliendi isikuandmeid  täpselt ja selgelt kindlaksmääratud ning õiguspärastel eesmärkidel. ContractOK ei töötle Kliendi isikuandmeid hiljem viisil,  mis  oleks  esialgsete  töötlemiseesmärkide  vastuolus,  va  juhul  kui  see  põhineb seadusest tulenevatel õiguslikel alustel või Kliendi loal;
• Võimalikult  väheste  andmete  kogumine – ContractOK annab  endast  parima tagamaks,  et  ContractOK poolt  töödeldavad  isikuandmed on andmete  töötlemise eesmärkideks piisavad, asjakohased ja piiratud töötlemiseks vajalikuga;
• Õigsus – ContractOK eesmärk on tagada, et Kliendi isikuandmed on õiged ja vajadusel asjakohased. Teeme kõik, et ebaõiged isikuandmed kustutatakse või parandatakse viivitamata;
• Säilitamise  piirang – säilitame  Kliendi  isikuandmeid  kujul,  mis  võimaldab  Kliendi tuvastamist  ainult seni, kuni see on vajalik selle isikuandmete töötlemise eesmärgi täitmiseks, milleks Kliendi  isikuandmeid  koguti.  Kui  Kliendi  isikuandmeid  enam  vaja  pole  ning  nende  jätkuvaks töötlemiseks õiguslikku alust ei eksisteeri, need anonümiseeritakse, kustutatakse või hävitatakse;
• Usaldusväärsus – tagame, et Kliendi isikuandmeid töödeldakse ContractOK poolt viisil, mis  tagab  töödeldavate isikuandmete  asjakohase  turvalisuse.  Sealhulgas  teeme  kõik  endast oleneva, et  kaitsta  Kliendi isikuandmeid loata või ebaseadusliku töötlemise eest  ning juhusliku kaotamise, hävitamise või kahjustumise eest;
• Lõimitud ja vaikimisi andmekaitse – isikuandmete töötlemisel põhinevaid või isikuandmeid   töötlevaid rakendusi, teenuseid ja tooteid välja töötades, valides ja kasutades arvestab ContractOK isikuandmete kaitse vajadusega.

Milliseid isikuandmeid töötleme

• Leping – Isikuandmeid töödeldakse lepingu täitmise eesmärgil. Isikuandmeid töödeldakse selle jaoks, et Klientidele oleks võimalik vahendada õigusanalüüsiteenuseid. Isikuandmeid töödeldakse ulatuses, mida Kliendid edastavad ContractOK platvormi  kasutades konto loomise käigus ja platvormile lahendust vajava õigusprobleemi kirjeldades ning dokumendi esitades. ContractOK platvormi kasutamise vältimatuks eelduseks on Kliendi seotud õigusliku probleemi kirjelduse, dokumendi esitamine  ja isikuandmete töötlemine.
• Nõusolek – Reklaami  ja  pakkumiste  saatmiseks  töötleb  ContractOK  Sinu  isikuandmeid  nõusoleku alusel.  Nõusoleku  andmine  on  vabatahtlik  ning  seda  saab  igal  ajal  tagasi  võtta  teavitades sellest ContractOK-d.
• Õigustatud huvi – ContractOK  võib  Platvormi kasutajate  isikuandmeid  töödelda  õigustatud  huvi  alusel (näiteks andme - ja infoturbe tagamiseks, platvormi teenuse arendamiseks, pettuste ennetamiseks), et tagada Platvormi ja selle vahendusel toimiva e-teenuse turvalisus juhul, kui Kliendi  huvid ja õigused ei ole antud olukorras ülekaalukamad.
• Juriidiline kohustus – ContractOK töötleb Kliendi isikuandmeid, et täita erinevatest   õigusaktidest tulenevaid juriidilisi kohustusi(nt rahapesu ja terrorismi tõkestamist   reguleeritavatest õigusaktidest tulenevad kohustused).

ContractOK ei  avalda  isikuandmeid  kolmandale  isikule, välja arvatud, kui selline õigus või kohustus tuleneb seadusest või Klient on andnud andmete edastamiseks kolmandatele isikutele vastava korralduse. Kliendi poolt antud hinnang õigusanalüüsiteenuse kvaliteedi kohta on üldjuhul anonüümne ning Jurist ei saa teada hinnangu andnud inimese nime ega telefoninumbrit va juhul, kui Klient on ise oma andmete avalikustamiseks soovi avaldanud või kui andmete avaldamine on vajalik kliendi pretensiooni lahendamiseks.  

Isikuandmeid hoitakse serverites, mis asuvad Euroopa Liidu liikmesriigi territooriumil ning juurdepääs isikuandmetele on töötajatel, kes saavad isikuandmetega tutvuda selleks, et lahendada teenuse kasutamisega seonduvaid tehnilisi või klienditoe küsimusi. ContractOK võib töödelda andmeid  anonümiseeritud kujul, arendatava automaatse platvormi arendamise eesmärgil. ContractOK administraatoritel on õigus teostada isikuandmete üleselt päringuid, eesmärgiga saada teenuse kasutamise kohta statistilisi andmeid (andmesubjekti asukohad piirkonnapõhiselt; õigusvaldkonna järgi). Statistiliste päringute teostamisel kasutatakse isikuandmeid anonümiseeritud kujul. Geograafilise asukoha andmeid töödeldakse ning andmete isikustamine toimub juhul, kui asukoha andmeid on vaja seostada isikuga vaidluste või pettuste lahendamiseks. Teadusuuringute või statistiliste eesmärkide tarbeks töödeldakse andmeid anonümiseeritud kujul. Isikuandmete kohta võib oma pädevuse piires seaduses sätestatud ulatuses ja korras esitada järelepärimisi kriminaalasjas eeluurimist teostav asutus või kohus asja menetlemisel.

Kliendil on õigus isikuandmete parandamisele. Kui Klient leiab, et tema kohta käivad  isikuandmed  on ebaõigeid või mittetäielikud, siis on Kliendil õigus parandada andmed ise ContractOK platvormil või nõuda nende andmete parandamist või täiendamist ContractOK töötajate poolt. Kliendil on igal ajal õigus saada teavet tema isikuandmete töötlemise ulatuse ja kasutamise kohta   ning   tutvuda   tema   kohta   käivate   andmetega.   Selleks   tuleb   tal  esitada omakäeliselt   või   digitaalselt   allkirjastatud avaldus. ContractOK tuvastab isikusamasuse  enne  isikuandmete  väljastamist, et  välistada  isikuandmete  sattumine selleks mitteõigustatud isikute kätte.

Isikuandmeid säilitatakse seni, kuni Kliendil on aktiivne ContractOK konto. Konto sulgemisel kustutatakse isikuandmed, välja arvatud  kui  andmeid on vaja säilitada raamatupidamise, vaidluste või pettuste lahendamise jaoks. Pärast õigusanalüüsiteenuse osutamist, jäävad Kliendi isikuandmed ja lahendatud õigusliku probleemi andmed sh viimasega seotud andmed juristile nähtavaks. Seda on juristil vaja, et oleks võimalik lahendada teenuse osutamisega seonduvaid küsimusi sh vältida korduvalt sama probleemiga juristi poole pöördumisel isikult uuesti andmete küsimist. Klientidele osutatud õigusanalüüsiteenuse makseandmeid säilitatakse kolm aastat pärast viimase arve väljastamist. Raamatupidamise jaoks vajalikud andmed säilitatakse seitse aastat. Kuriteo, pettuse või valeandmete esitamise kahtluse korral säilitatakse andmeid 10 aastat. Maksmisega seotud vaidluste korral säilitatakse andmed kuni nõude täitmiseni või aegumistähtaja lõpuni. Kliendiga seotud andmeid/ ajalugu säilitatakse kolm aastat peale projekti lõppu, pärast mida Kliendiga seotud info/ ajalugu anonümiseeritakse. Kui platvormi ei ole kasutatud kolme aasta jooksul, siis teavitame ContractOK konto olemasolust ning palume kinnitada soovi kasutada kontot. Kui konto kasutamist ei kinnitata, siis kustutame isikuandmed, välja arvatud juhul, kui selliseid andmeid tuleb säilitada raamatupidamise, vaidluste lahendamise või pettuste uurimise ja avastamise eesmärgil.

Kasutame e-kirja aadressi ja/või telefoninumbrit isikustatud otseturusteadete saatmiseks, kui olete andnud vastava nõusoleku ContractOK platvormi kaudu. Kui Kliendi  isikuandmete töötlemine toimub Kliendi  nõusoleku alusel, on Kliendil igal ajal õigus nõusolek tagasi võtta teavitades ContractOK, et ta ei soovi saada personaalseid pakkumisi ega reklaame, oma andmete töötlemist tarbijaharjumuste uurimise ja /või otseturunduse eesmärgil ja/või oma andmete edastamist nimetatud eesmärgil kolmandale isikule.

Isikuandmete töötlemisega seotud vaidluste lahendamine toimub klienditoe vahendusel info@contractOK.ee või pöördudes ContractOK andmekaitsespetsialisti poole privacy@contractOK.ee. Järelevalveasutus on Eesti Andmekaitse Inspektsioon (www.aki.ee, info@aki.ee).